סריקת מסמכים - הדרך המודרנית לחסכון במשאבי הארגון 

התקנת מערכת לניהול מסמכים מסייעת רבות בשיפור שרידות המידע והידע של הארגון. ברגע שביצעתם סריקת מסמכים והפכתם אותם לקבצים דיגיטליים, אתם יכולים לשמור אותם במספר רב של עותקים ואמצעי גיבוי ואחסון. צריך לזכור שהמסמךהמקורי הוא אחד, אך ברגע שסרקתם אותו ויצרתם ממנו קובץ, אתם יכולים ליצור ממנו מספר עותקים המאוחסנים במקומות שונים לצורך שמירה וגיבוי.

אחד היתרונות הבולטים בביצוע סריקת מסמכים הוא פינוי של שטח התפוס בקלסרים וקרטוני נייר. כאשר מסלקים את התיקיות והקלסרים מתפנה מקום יקר ערך היכול לשמש למטרות אחרות.

כפי שכולנו יודעים מחירי השכירות של שטחי משרד הם פקטור משמעותי ברווחיות העסק. אם אנחנו ממלאים שטחי משרד בקלסרים, אינינו יכולים להפיק הכנסה מאותם שטחים. פינוי הקלסרים מהמשרד ועשיית שימוש בשטחים שהתפנו לצורכי הגדלת ההכנסה, זוהי הדרך החכמה להתנהלות עסקית.

השימוש בארכיוני הנייר הולך ופוחת וארגונים רבים עוברים לניהול מסמכים ממוחשב. פינוי שטחי משרד מייצר חסכון גדול ולא רק בטווח הארוך אלא גם בטווח הקצר. כיוון שרוב המערכות לניהול מסמכים כגון אלה שאנו מספקים, הן פשוטות לתפעול וקלות לשימוש, הארגון יכול להפיק תועלת באופן מיידי, כאשר מתפנים שטחי משרד ועובדי הארגון מנהלים את המסמכים בתוכנה ממוחשבת.

הם אינם צריכים לבזבז זמן על קימה מהכסא, הליכה לארכיב, חיפוש הקלסר הספציפי ואיתור המסמך הרצוי. כל עובד שיש לו ניסיון קל שבקלים בשימוש ותפעול מחשב יכול להשתמש במערכת בקלות ללא כל הכשרה נוספת. מערכות כאלה מותקנות בעסקים וארגונים בתחומים כמו פיננסים, מגזר ציבורי, הייטק, תעשיה, בטחון, שירותים ובריאות, והעובדה היא שהם פשוט לא יקרות כמו שאתה יכול לדמיין.

ארכיון המסמכים הארגוני מכיל מסמכי נייר התופסים שטח רב. המסמכים האלה מאוחסנים בקלסרים מאובקים והם מצהיבים, נרקבים ומתבלים. בכל פעם שרוצים לתייק מסמך או לשלוף מסמך מבזבזים זמן רב. סריקת מסמכים הקיימים והפקת מסמכים דיגיטליים במעבדי תמלילים מחליפה במהירות את ארכיוני הנייר ההיסטוריים. סריקת המסמכים הקיימים והפיכתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת גם תיוק ושליפת מסמכים בלחיצת כפתור.

ארגונים מתקדמים מבצעים סריקת מסמכים והם מחליפים את ארכיוני הנייר בארכיון דיגיטלי המאפשר להם לחסוך במשאבים, בכסף, בזמן, בעובדים, ביכולות גיבוי משופרות, ביכולת ניהול הרשאות, בתרומה לאיכות הסביבה ועוד.

צריך לזכור שברגע שעוברים לניהול מסמכים בארכיון מסמכים דיגיטלי ממוחשב יש לסרוק באופן יומי קבוע כדי למנוע הצטברות של מסמכים לא סרוקים. לצורך כך ניתן להיעזר בחברת סריקה שתגיע למשרדכם אחת לשבוע / חודש באופן קבוע ותבצע סריקה איכותית ומרוכזת של כל המסמכים שהצטברו.